Des conseils pour faire face à l'abondance des mails professionnels

 

Pour des problèmes de sécurité, je ne peux plus recevoir mes mails pro sur mon iPhone. Hier après-midi, j’étais en congés. Ce matin (jeudi), je me connecte avec mon PC pro et ma boite mail avait une quinzaine de mails non lus (c’est peu mais l’activité est toujours réduite le mercredi et nous sommes en période de vacances scolaires). C’est la première fois que ça m’arrive !

Heureusement, les parcourir m’a pris moins d’une ou deux minutes. J’en ai mis un de côté parce qu’il nécessite une lecture attentive et une première analyse, voire une réponse, traité un autre qui pouvait avoir une réponse courte et immédiate et j’ai éliminé tout le reste. C’est presque un don, chez moi, de traiter rapidement les messages. Je vais donner quelques conseils mais je suis toujours stupéfait de voir des gens débordés par les messages reçus ou étonnés d’avoir loupé des informations importantes, de n’avoir pas eu le temps de répondre… ! Cela fait pourtant plus de 30 ans que nous avons des messageries professionnelles et les gens ne savent toujours pas les utiliser donc perdent du temps. Notamment ceux qui bossent depuis moins de 30 ans…

 

Mon premier conseil est de traiter les messages au fil de l’eau, y compris pendant les vacances (je ne dis pas de le faire à partir de la plage ou pendant une randonnée en montagne mais de profiter des moments de calme, comme au réveil de la sieste ou pendant les temps de transport, si vous n’êtes pas au volant). La première raison est qu’il peut y avoir des messages très urgents (pas pendant les congés). La deuxième est qu’il faut éviter d’entasser les mails à lire (ce qui serait la meilleure solution pour faire croitre le stock ou vous mettre en retard pour l’apéro). En outre, aider un collègue, un client, un fournisseur… n’est pas une tare (si vous avez la réponse, cela lui évitera une perte de temps).

Mon deuxième conseil est d’analyser rapidement pourquoi vous êtes destinataires d’un mail. A titre d’exemple, vous pouvez être « victime » d’un « répondre à tous » : si le sujet ne vous intéresse pas, vous pourrez zapper… Quand je fais un mail, je mets mes chefs et mes collègues en copie : ce n’est pas pour qu’ils lisent (sauf s’ils en ont envie) mais pour qu’ils sachent que je traite le sujet… (et par conséquent qu’il ne faut pas qu’ils le fassent ou s’inquiètent). Ils recevront les réponses, tant pis. Par contre, a posteriori, en cas de besoin, ils pourront étudier ce qui a été fait ou dit.

A contrario, mon troisième est de tout lire en « large diagonale ». Il ne s’agit pas de tout assimiler mais de voir si une intervention d’urgence est nécessaire. Et éventuellement de récupérer des informations intéressantes (si je vous parle des moyens de paiement, c’est parce ce que je suis abonné à des revues de presse, en vingt secondes, j’en ai pris connaissance même si cela ne me concerne qu’à la marge).

Mon quatrième conseil est de ne pas classer les messages. On reçoit un tel fatras que le trier serait une perte de temps considérable. Il faut se rappeler de l’information reçue voire de qui l’a transmise (pour faciliter les recherches). La « ranger » ne sert à rien.

Mon cinquième (et dernier conseil) est de s’en foutre à moitié. L’important est de faire son boulot, pas de lire des machins indigestes. Si l’expéditeur n’a pas réussi à vous convaincre de l’intérêt de sa prose, c’est bien son problème, pas le vôtre. Au fond, tant que vous n'avez pas écrit quelque chose pour signifier que vous traitez, c'est comme si vous n'avez rien lu (ce n'est pas une raison pour ne rien faire, hein !).

 

Tant que j’y suis, j’en profite pour donner des conseils pour les messageries instantanées, telles que celle de Teams.

Petit 1 : ne pas faire plusieurs messages courts consécutifs. Préférez des messages complets : on n’est pas avec des SMS. Pensez aux zozos qui se tapent des notifications et doivent faire le tri.

Petit 2 : ne pas lancer de vanne dans des conversations de groupe « sérieuses » ou « importantes ». Il m'arrive de déconner mais jamais de lancer un truc pour montrer ma présence ou détendre l'atmosphère. J'ai un collègue qui n'arrête pas de déconner en se croyant drôle. C'est exaspérant.

Petit 3 : ne pas être trop bavard.

 

Au boulot !